Desde 2019 todas las empresas en España, tengan el tamaño que tengan, deben llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora de inicio y de fin, y conservarlo durante cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
Por qué la hoja de firmas ya no es buena idea
- Se rellena de memoria a final de semana, y eso se nota.
- No sirve para el teletrabajo ni para quien trabaja fuera de la oficina.
- Buscar un día concreto de hace dos años es una excavación.
- No aporta ningún dato útil a la empresa.
Qué debe tener un buen sistema
- Fichaje desde cualquier sitio: ordenador, tableta o móvil.
- Registros fiables: que no se puedan alterar sin dejar rastro.
- Pausas y tipos de jornada: partida, turnos, flexibilidad.
- Informes listos para entregar si los piden.
- Acceso de cada persona a sus propios registros.
- Protección de datos: geolocalización sólo en el momento de fichar y con información previa; nada de biometría sin una base legal muy clara.
Más allá de cumplir
Un registro digital bien montado resuelve de paso las vacaciones y ausencias, los cuadrantes de turnos y el cálculo de horas extra. Lo que era una obligación se convierte en la herramienta de gestión del equipo.
Cómo implantarlo sin rechazo
Explica para qué sirve (también protege a quien trabaja), elige un sistema que se use en diez segundos y da de alta a todo el equipo el mismo día. Los sistemas complicados acaban en «ficha tú por mí».
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